Im Rahmen meiner Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau im 2. Lehrjahr habe ich ein Praktikum für die Veranstaltung „Jung fragt Alt im Kiez“ vom Kinderring e.V. und gefördert von Aktion Mensch absolviert. Hierbei habe ich das Veranstaltungsteam, geleitet von Mirjam Karnetzki und Dagmar M., zur Veranstaltungsvorbereitung und -durchführung beraten und begleitet. Diese Veranstaltung war die Abschlussveranstaltung eines drei Jahre dauernden Kiez-Projektes in Steglitz-Zehlendorf und Köpenick, bei dem Kinder im Alter von 9-13 Jahren, Senioren ab 80 Jahren zu Ihrer Vergangenheit und Kindheit interviewten. Somit sollte den Jüngsten reale Einblicke in das Leben von damals aufgezeigt werden und den Ältesten wurde die heutige Kindheit nahe gebracht. Somit entstand ein Austausch der Generationen. Diese Interviews und die Ergebnisse wurden mit Kamera aufgenommen und geschnitten. So entstand jedes Jahr ein Kurzfilm. Für die Abschlussveranstaltung wurden die Filme zusammengeschnitten und im Kino Adria in Steglitz vorgeführt.
Als ich von diesem Projekt erfahren hatte, war ich sehr berührt und eine Kinovorführung als Veranstaltung kannte ich auch noch nicht, darum habe ich dieses Praktikum angenommen. Zu meinen Aufgaben gehörten die Beratung rund um die Veranstaltung, die Absprachen mit dem Veranstaltungsort, die Recherche zum Catering, die Planung des Zeitmanagements, das Risikomanagement, die Erstellung eines Masterplans und eines Ablaufplans und die Zusammenstellung und Vorbereitung eines Veranstaltungsteams, das am Veranstaltungstag bei der Durchführung arbeiten sollte. Bei diesem Projekt haben mich zeitweise meine Kolleginnen Vanessa W., Auszubildende Kauffrau für Büromanagement und Nikolina P., Auszubildende Veranstaltungskauffrau, unterstützt. Vor der Veranstaltung musste ich mich vielen Aufgaben stellen, die ich so noch nicht kennen gelernt hatte. Die Verhandlungen und Klärungen mit dem Veranstaltungsort zwecks des Vertrags, Zeiten, Risikomanagement und Anforderungen war der schwierigste Teil. Meine liebste Aufgabe war die Vorbereitung und Durchführung mit meinem Team.
Am Veranstaltungstag trafen mein Team und ich uns schon sehr früh am Veranstaltungsort, dort machten wir das Briefing, stellten die Dienstpläne nochmal klar und verteilten die Badges (Namensschilder). Als das Veranstaltungsteam eintraf, begannen wir die Veranstaltung aufzubauen, d.h. wir bauten den Infopoint und die Getränkestation auf, wir prüften den Kinosaal, wir dekorierten die Räume und klebten Plakate und Infoblätter. In der Durchführung arbeiteten Amy O. und Feyza E. an der Getränkestation und verteilten Getränke im Innen- und Außenbereich. Vanessa W. betreute den Infopoint, verteilte Flyer und klärte die Fragen der Gäste. Nikolina P. kümmerte sich um die Gäste, begleitete sie zu ihren Plätzen und fungierte als Springerin für Getränkestation und Infopoint. Ich kümmerte mich um den einzuhaltenden Zeitplan, den reibungslosen Ablauf, das Stagemanagement, war Ansprechpartner für Veranstaltungsteam, Redner und Location und fungierte als Springer für alle Bereiche.
Während des Films bereiteten mein Team und ich das Catering und den Sektempfang vor, was wir punktgenau fertig bekamen. Während des Ausklangs ernteten wir sehr gutes Feedback, verteilten gegen eine Spende DVD’s des Films und bedienten Gäste im Innen- und Außenbereich mit Getränken.
Nach der Veranstaltung räumten wir alle zusammen auf und bauten die Location wieder in den Normalzustand zurück. Am Ende setzten wir uns mit dem Veranstaltungsteam zusammen und führten ein positives Abschlussgespräch.Alles in allem war es ein tolles Projekt, das ich immer wieder gerne machen würde. Es waren anspruchsvolle Arbeiten, bei denen ich viel dazulernte. Wir führten eine tolle Veranstaltung durch, ich hatte ein tolles Team, auf das ich sehr stolz war und die Projektleiterin war auch sehr froh, mein Team und mich dabei gehabt zu haben. Sie gab uns ein super Feedback!
Ich hoffe, es findet sich jemand, der dieses Projekt mit den Kindern und Senior/innen auch in einem anderen Bezirk weiterführen möchte, da dieses Projekt mit dieser Veranstaltung nun endete.
Maxi W. , auszubildende Veranstaltungskauffrau
